Minister Finansów w dniu 23 lutego 2023r. wydał interpretację ogólną dotyczącą sposobu ujmowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, kosztów uzyskania przychodów (DD2.8202.3.2022).
Przed interpretacją podatnicy oraz biura rachunkowe mieli problem praktyczny z terminowym ujmowaniem w PKPiR kosztów prowadzonej działalności. Przepis art. 22 ust. 4 ustawy o PIT pozwala na potrącanie kosztów uzyskania przychodów w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Przepis art. 22 ust. 6 ustawy o PIT definiuje dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu jako dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania kosztu. Wg zasad zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (PKPiR) zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych powinien być dokonywany przez podatnika niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Pozostałe wydatki powinny być wpisane do księgi raz dziennie, po zakończeniu dnia lecz nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Jeżeli podatnik zleci prowadzenie ewidencji do biura rachunkowego, musi ono dokonywać zapisów w porządku chronologicznym na podstawie otrzymanych dowodów księgowych. W praktyce jednak faktury docierają do podatników i później do biur rachunkowych z opóźnieniem wynikającym z różnych względów. Powodowało to konieczność korygowania zapisów księgowych w miesiącach już rozliczonych i ponownego przeliczania podstawy opodatkowania i podstawy składki zdrowotnej. Należy zauważyć, że takie korekty nigdy nie powodowały zawyżenia podstaw skutkujących uszczupleniem wpływów budżetowych. Wręcz przeciwnie, podatnicy nadpłacali podatki i składki poprzez wykazywanie niższych kosztów. Za to ich brak mógł zostać uznany za nierzetelne prowadzenie księgi i sankcjonowany przez organy skarbowe.
Po interpretacji podatnicy i biura rachunkowe mogą księgować koszty wynikające z otrzymanych dowodów księgowych w późniejszych terminach niż data ich wystawienia. Można tego dokonywać w miesiącu, w którym dokument został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego. Powinno to nastąpić do końca roku podatkowego, w którym koszt ten może być potrącony zgodnie z art. 22 ust. 4 albo ust. 5-5c ustawy o PIT. W kolumnie zawierającej datę zdarzenia gospodarczego należy wpisać datę wystawienia faktury. W kolumnie 17 „Uwagi” można opisać przyczynę późniejszego zaksięgowania danego kosztu. Jest to duże ułatwienie dla biur rachunkowych oraz oszczędność dla podatników korzystających z ich usług.
«